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今天要和大家讨论的话题是管理者经常参与的，但是有时被诟病最多的工作内容—会议。
会议是在公司内部用来传递、沟通信息以及达成决策的工具。越是高层级的管理者，在会议上花的时间越多。
哈佛商学院做了个统计，每周管理者要花18小时以上(1/3的时间)在会议上，但是，众多的会议并未达到预期的目的，25-50%的会议时间被认为是在浪费时间。人们对开会怨声载道，认为开会是浪费时间。
能否开好会议，是高效管理者和普通管理者之间的区别。
因为会议决定了你的执行效率。那我们一起来看看如何能开好一场会议。
给大家举个例子，产品部的小李在吃过午饭后接到了会议通知，这个通知提到了下午2点在二楼会议室开会。
小李准时前来开会，看到许多同事都已经在了，包括市场、财务、开发部门的同事。于是小李就问大家这次会议开什么内容，大家都面面相觑，说都是刚刚接到通知。不一会，业务部的负责人张总来了，说召集大家讨论一下这一批产品上市后用户的反馈和应对，然后花了半小时介绍了目前事情的背景和情况。
经过一下午的讨论，大家从各自的角度出发提出了很多观点。会议结束了，第二天小李继续着手进行了原来的工作，前一天的会议内容就被她抛之脑后了。这是一个非常常见的会议的情形。我们一起来看看这场会议存在哪些问题，还有哪些地方值得提升。
第一个严重的误区和问题，也是多数会议都会有的通病：
如果我们开个一小时的会议，从下午1点到2点。这个会议所用的时间资源，也就是所谓会议时长，是一小时。但是这个会议所覆盖的时间周期可不止一小时。
如果想要一个会议有成效，我们必须要关注到会议前与会议后的这两个重要时间段：
一、会议前
我们需要做什么?创办人想要创办一个好的会议，在时间条件允许的情况下，要提前24小时给参会人员发出会议的通告，要告诉与会者这次会议的：
- 1、目的
- 2、时间、地点
- 3、需要阅读的材料和要准备的信息
会议是一个特别耗费时间的活动。例如一个一小时的会议，如果有八个人来参加，那么这场会议不仅仅耗费了参会人员一小时的时间，还等同于耗费了公司八个小时的生产力。因此，对于一个团队和公司来说，开好一场会议的前提是会议的内容需要集体来交流以及做决策。
如果一场会议的目的仅仅是让参会人了解信息，像这种可以个人完成的任务，就没必要放在会议上解决了，这是许多会议都会出现的问题。参会人往往在进入会议室之前对本次会议的内容一无所知，以至于一场会议需要占用大量的时间来跟参会人普及背景信息知识。
其实，普及背景信息这项工作可以在会议前做，就是把相关信息发给即将参会的人员，让他们利用好各自的时间来了解这次会议的内容。只有在参会人充分准备的情况下，大家才能在会议的现场有效地交流、做决策，以及最终达成一致的结果。只有这样，会议才会变得高效。
二、会议后
当会议开完，会议门被关上的那一刹那，并不代表这场会议的结束，而只是进展了一半，因为会议上达成的决议还没有开始被大家执行。
因此，每场会议后都要得出清晰的会议纪要，明确要达成的目标和要完成的具体任务，以及任务的执行者和完成的时间。
这样的会议纪要要在会议后24小时发给与会人员，并要求相应的与会人员在确定的时间点对会议所要求的事情给予进展的反馈。那么，这样的会议才算是画了完整的句号的会议。
对于一场会议来说，重要的不仅是会议的成功举办，还要求会议是高效的，并且一定要关注会议前与会议后所要做的事情。除了需要注意会前和会后，会议的举办现场，也需要注意一些重要的事项。
首先，每一场会议一定要有一个明确的发起者，或者叫做决策者。
在一场会议当中，如果没有决策者和最终的负责人，这场会议就会变成一场漫无目的的空谈和讨论。因为会议的目的是做出一个决策，以及行动计划。即便这项决策可能不是最完美的，但这项决策需要有人来拍板。有时候在一场两个部门之间的会议中，如果没有一个更高层的角色来参与时，这样的会议很容易让大家都以妥协来收场。
第二，在会的时间观念包括参会一定要守时。
在会议过程中，对于时间的把控要非常的严格。在很多情况下，参会人员会觉得这场会议已经没有要继续进行的意义了，但是没有人宣布会议的结束，所以参会人还得在这场会议中继续浪费时间。所以，主持人需要能够把握会议的议程。
一般来说，一个会议的议程可以包括以下几个步骤：
- 表明目的
- 介绍简要的背景
- 提供决策信息
- 表达观点
- 达成一致
在会议的讨论过程当中，要确保每一位角色都能发表各自的观点，如果你发现某些角色，在整场会议中不需要发表观点，或是从来都不发表观点，那么这样的角色未来可能就不需要参与这样的会议了。
第三，杜绝在会议当中的小会议和子会议
每个人讨论的观点都应该让所有人听到，要杜绝他们与身边的人进行交头接耳沟通的情况。有时候一场会议会引申出一些新的议题。那这个时候，会议的管理者需要意识到这些问题可能会用一场新的会议来解决，而不应该在这场会议中进行讨论解决。
第四，要严格控制会议的规模
通常要求便于管理即可，一般与会者最好不要超过八个人，十个人是上限。
在会议的过程当中，尽量保留用于放幻灯片以及用于做记录的电脑。如果一些人员带着电脑来参会，这将是一个非常低效的行为，因为经常需要把这些人员重新拉回讨论现场。另外微信也是会议效率的杀手，除非有非常要紧的事，或者客户急需解决问题。否则，一边开会一边浏览手机将是非常低效的。
对于参会人来说，要学会说不。如果觉得这个会议确实不用参与，参会人可以拒绝，而不用勉强去参加一场全程都很讨厌的会。
成员对于会议的决策可以在会议现场提出不同的意见。但是一旦达成一致，哪怕你有保留意见，也要百分之百的完全执行。
有些公司或团队采用站立式开会的方式也是一种不错的选择，至少这样的会议不会开得很长。
下次开会的时候，检查一下这些点。一个好的团队管理者，一定是关注细节的。请大家思考一下，你在开会过程有哪些需要改进的地方？
以上希望对你有所帮助。
文章内容来自倪云华的团队管理课。
作者：倪云华，十年跨国管理咨询顾问，曾服务普华永道、IBM全球咨询服务部，为华为、海尔、腾讯等公司提供咨询服务。多家创业公司管理顾问。著有《共享经济大趋势》。
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